2007/04/03 | WORD2000使用3
类别(计算机基础) | 评论(0) | 阅读(88) | 发表于 12:36
9、Word的压缩功能

如果你有一台电脑而没有打印机，你一定希望在Word中编辑的文档所占的空间比较小，这样就可以直接将一个文档拷贝到软盘上，再到有打印机的电脑上打印。一般来说，如果Word文档中没有图片，那么一张软盘足可以容纳下一个文档。当文档中有图片的时候，这时文档所占的空间就比较大，有时一张软盘装不下。
　　这种情况通常有两种解决办法。一是通过压缩软件将文档压缩，将压缩后的文档拷贝到一张软盘上，再到其它的电脑上解压。二是将一个文档分为几个小文档，将它们分别拷贝到几张软盘上，再到其它的电脑上合并。我想，这两种办法都是非常不方便的。笔者经过实践，发现Word本身对于含有图片的文档，有效果极佳的“压缩”功能。当然，这不同于真正的压缩，只是笔者对这种功能的命名。“压缩”方法非常简单，步骤如下：
　　第一、不要通过剪贴板将图片直接粘贴到文档中。如果需要剪贴板里面的图片，应通过Windows的“画笔”，将其存为一个文档。
　　第二、再将这些图片文档直接插入到文档的相应位置。
　　第三、选择Word“编辑”下的“全选”项，选择该图片，再选择“编辑”下的“复制”项。
　　第四、重新建立一个新文档，选择“编辑”下的“粘贴”项，将图片粘贴到新文档中。
　　至此，读者可以发现，通过剪贴板将图片直接拷贝所建立的文档，与通过插入图片文档所建立的文档相比，后者所占的空间小得多。再将后者通过第三、第四步处理得到的文档与未处理者相比，所占的空间又有明显地减小。


10、WORD打印到文件的应用
　WORD文件打印时，在打印参数设置窗口中有一个选项，叫打印到文件。如果用鼠标点一下使其选中，再点确定进行打印，将弹出一个文件保存窗口，让用 户选择WORD打印文件的保存位置，再确定，WORD的内容将输出到一个打印文件中，默认的文件扩展名是 .prn。
　　那么什么情况下需要使用这个功能，又如何使用这个功能呢？
　　一、 为什么要使用WORD打印文件？

　　1.普通WORD文件的打印必须要相应版本的WORD的支持，而打印文件不须要WORD的支持，甚至不须要汉字操作系统的支持，这就为WORD文件的异地打印提供了便利。你只要知道异地打印机的型号，就可以将保存的打印文件传递过去打印，而不必担心是否有相应的操作系统，是否有WORD以及是什么版本。
　　2.在进行文件传送时，为考虑系统和编辑器的兼容性，常使用文本格式，但文本格式损失了全部的文字格式信息，不能处理图片信息。而打印文件则克服了这个缺点，其中包含了打印控制、文字、图片等全部相关信息。
　　3.prn 文件具有较小的体积，为文件交换提供便利。
　　二、生成打印文件

　　打印操作与正常打印完全相同，在设置打印参数时要将“打印到文件”复选框选上，在弹出的窗口中填好打印文件保存的位置和文件名，确定即可(如图)。
　　三、打印文件的使用

　　使用打印文件需要先转换到MSDOS方式下，然后用COPY命令将打印文件发送到打印机，命令格式如下：
　　copy 文件名 prn ／b
　　命令共四个部分，其中prn 指将输出设备指定为打印机；
　　／b 指以二进制方式输出，如无此参数，图片等信息可能无法正确打印。
　　四、需要注意的几个问题

　　1.WORD打印文件生成以后，就不能再用WORD等编辑工具打开和编辑了，只能直接发送到打印机。
　　2.打印时，打印机必须先打开，并连机。
　　3.生成WORD打印文件时，必须考虑用什么打印机打印这个文件，打印机的选择可在打印参数设置窗口的打印机名称下拉框中选择。选择不同的打印机，生成的打印文件是不同的，如果选用其它打印机,可能打印不出正确的文字格式及图片。
　　4.打印文件的打印质量和打印参数的各项设置有关。


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